経費節減を目指すオフィスのファイリング。
身の回りを整理整頓することやファイリングのルールを作ることは、社員ひとりひとりの「情報」に対する心構えを変えることにつながります。
デスクの上は書類が山積み。通路にはダンボール。そんなオフィスでは、欲しい書類をすぐに見つけられるとは思えません。１日６分の書類探しは、年間２４時間の時間のロスにつながります。
スペースのムダ、作業のムダ、経費のムダ・・・。整理されていないオフィスはムダだらけ。不要な書類がたまらない保管ルールや、検索しやすい資料の収納方法をつくることで、いつも整理されたオフィスが構築されます。
整理整頓の基本はシンプル。
といっても、これがムズカシイのです。なかなか行動が起こせないものです。でも、お客様の視点から見てみると…。 「自分がお客様として訪れた場合、この会社から商品を買うだろうか？」
「こんなに、机上が書類であふれている会社のサービスを受ける気になるだろうか？」
２００５年の個人情報保護法の施行により、サーバールームの入退室管理の実施や、身近なところでは収納庫へのカギかけなど、私たちのセキュリティ意識は大幅に向上しました。お客様の目をこれまで以上に意識するようになりました。
あとは、整理整頓です。個人のデスクのまわりには、守られるべき情報があふれています。身の回りを整理整頓することやファイリングのルールをつくることは、社員ひとりひとりの「情報」に対する心構えを変えることになるでしょう。
オフィスのファイリングはコスト削減や時間の削減だけでなく、オフィスのセキュリティ対策にもつながっているのです。
営業課にはフリーアドレスレイアウトを活用
ファシリティマネジメントの目標は適正コストで最大限の効果を図ること。たとえば営業課など、人の出入りが多い部署では、個人の席を設けないフリーアドレスタイプのデスクを活用することでスペースの有効活用が図れます。
人員の増減にすばやく対応できるフリーアドレスタイプのワーキングデスク。サイドキャビネットがなくても、個人の収納スペースが確保できれば、隣の人とのデスクの境界線がない、新しいワークスペースに変わります。
たとえば、幅4,200ミリのフリーアドレスデスクの片側に5名が座ると、一人当たりのワークスペースは840ミリ。4名が座ると1,050ミリ、3名が座ると1,400ミリとなります。
とくに営業課など、外出していることが多いセクションでは、日中は広いスペースが確保できます。
しかし、フリーアドレスデスクを導入する条件として、無線ＬＡＮシステムの構築や、ワーカーの平均在室率が40％以下であることが望ましいといわれているので、導入が難しいと考えている人も多いのではないでしょうか。
フリーアドレスデスクには、「ワークスペースがそのままミーティングスペースとして使える」というメリットもあります。机上にデスクトップ型パソコンが置かれている場合は難しいですがデスクと会議テーブルと兼用できるので、かなりの省スペース効果が期待できます。
それだけではありません。個人の持ち物が置かれてしまいがちなデスクまわり。見えないところはどうしても雑然としてしまいますが、中間部の足元にサイドパネルや脚部が見えない、フリーアドレスデスクのスッキリ感は、オフィスの整理整頓を促します。
ファイリングを行うことで、フリーアドレスのオフィスレイアウトもより効果的に活用することができます。
